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《销售与收款循环内部控制制度和流程(DOC 14页) 》 -
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资料内容介绍:

客户授信作业程序
一、作业程序:
1. 新客户要求信用交易时,由业务人员收集客户数据和银行往来账户数据后填入「客户基本资料表(业务部)」,并预估客户之每月交易金额后,拟定欲申请之信用交易金额,送业务部门主管签核。
2. 业务部门主管签发信用交易金额后,由业务助理送交财务部征信,征信人员依『授信管理办法』进行征信作业,再将征信数据及意见汇总填入「客户基本资料表(财务部)」,呈请权责主管核定其信用交易金额。
3. 权责主管核定其信用交易金额后,征信人员进入ERP《营业管理循环体系》建立客户之信用交易额度。
4. 若信用评估不佳,仍须接此订单,则由总经理决定是否要求担保抵押或保证,或是要求现金付款。
5. 信用交易额度变更时需重新填写「客户基本数据表(业务部)」,再依『授信管理办法』规定办理。
6. 「客户基本数据表(业务部)」、「客户基本数据表(财务部)」及「超出信用额度申请书」由财务部征信人员留存,并定期复核客户之信用额度。
7. 征信人员在接获退票通知或得知某客户发生危机 >财务危机时,经初步查明证实,应立即通知业务部门停止信用交易,俟财务状况好转方可重新提出信用交易申请;业务人员对于有问题之客户应进行了解,以决定因应之对策。

二、控制重点:
1.是否建立客户征信数据并随时更新。
2.客户授信总额是否经适当核准。
3.修正客户之信用额度或授信政策是否经适当核准。
4.如有超过授信额度总额之出货是否依规定填写「超出向用额度出货申请书」并呈权责主管核准。
5.对于授信不佳之客户,其交易型态是否考虑变更。
一、参考文件:
1.授信管理办法。

二、使用窗体:
1.客户基本数据表(业务部)。
2.客户基本资料表(财务部)。
3.超出信用额度出货申请书。

内部控制 >内部控制制度】
文件类别 销售及收款循环
作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体
订单处理作业程序
一、作业程序:
1.接单:
(1) 业务人员接获客户订单或询价时,若客户价格在合理售价范围内可接单,若客户询价或订单不在合理售价范围内,则由主管确认后报价
(2) 业务部接获客户订单或签订合约书后,应先检查各项交易条件是否齐全,订单或合约内容撰写是否清楚,若有涂改是否经适当盖章核准。
(3) 接获客户订单后,业务人员需进入ERP《库存管理盘点体系》检视库存量,库存不足时,则依『CP-1请购作业程序』进行请购。
(4) 业务经与客户确认销售交易条件后,由业务助理于ERP订单系统键入客户订购品名、数量、交期等数据,并打印「内部订单」呈权责主管核准。

2.订单变更:
(1) 受订后在未出货前才准予受理变更。
(2) 「内部订单」若有变动,经权责主管确认后,业务助理进入ERP《营业管理体系》制作「订单变更单」,打印变动后「内部订单」通知厂商。
二、控制重点:
1.订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。
2.需订定合约者,其处理是否符合公司相关规定。
3.业务人员接受订单后是否适当处理并经核准。
4.业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认并将交期列入控管。 一、使用窗体:
1.内部订单
2.订单变更单


【内部控制制度】
文件类别 销售及收款循环
作业项目 作 业 程 序 及 控 制 重 点 参考文件/使用窗体
预收货款及签证押汇作业
一、作业程序:
1.T/T方式:
(1) 财务部出纳人员收到T/T款后,通知帐务人员及业务助理依『CS-5交货作业程序』办理出货之相关作业。
(2) 退回客户之预付款
A.由业务助理填写「退回预收(溢付)款申请书」,交由帐务人员核对应退回之金额,连同预收货款之「收款冲账单」转回业务助理并呈权责主管签核。
B.经权责主管核准后,业务助理将前述单据交由帐务人员,并由帐务人员于ERP《财务管理循环体系》制作「收款冲账单」冲转原收款分录。
C.出纳人员核对上述A.所附凭证据无误后,于ERP《财务管理循环体系》将「收款冲账单」抛转传票并呈权责主管核准后,办理退回溢收之预付款给客户。
2预收信用状:
(1) 业务助理接到信用状时先审核其内容,若有不符则通知客户修改信用状,然后再依『CS-5交货作业程序』制作相关文件办理出货。
(2) 信用状押汇之相关文件(包括发票、汇票、承兑申请书、保险单、提单、INVOICE、PACKINGLIST等)由业务助理汇整转交出纳人员办理。经银行审查无误后,由银行拨款转入公司存款账户。
(3) 出纳人员确认入帐后,通知帐务人员及业务助理进行帐务及出货之相关作业。

二、控制重点:
1.确实注意付款条件,并于收到客户T/T或信用状时,详加核对其金额与条款是否与订单相符。
2.核对出口文件与信用状的内容及条款是否相符。
3.客户的汇款及押汇金额入帐后,其金额是否与「销货(送货)单」相符。
一、使用窗体:
1.退回预收(溢付)款申请书。

 
 
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