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资料内容介绍:

第十六章 档案管理
16.1 目的
为认真做好公司档案管理工作,规范管理程序,明确管理职责,界定工作界面,提高工作效率,促进档案信息资源的开发利用,更好地为公司安全生产、经营管理和科技进步服务
16.2 档案管理职责
16.2.1 综合管理部档案室管理职责
(1)贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,制订本企业档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况,规划本企业档案工作;
(2)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计企业各类档案及有关资料,并对各参建单位建设项目档案工作进行协调、监督、检查和指导;
(3)负责编辑档案参考资料,编制检索工具,做好档案信息资源管理利用;
(4)负责申请上级档案管理部门对项目进行档案专项验收工作;
(5)组织、参加公司重点建设项目档案的专项验收;
(6)贯彻执行国家档案管理关于“三纳入”“四参加”的规定,并进行指导和监督;(“三纳入”使之档案工作纳入到企业工作计划,纳入领导议事日程,纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制。“四参加”是指档案部门或档案人员参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程验收会。)
(7)参加档案工作协作、学术研究和交流活动;
(8)培训企业专(兼)职档案工作人员;
(9)做好档案的查阅管理工作。
16.2.2 设计管理部职责
负责项目建设过程中的设计档案归口工作。
(1)负责验收项目竣工文件(含项目交工技术文件、设备随机文件、项目竣工图
和监理文件),收集、整理项目前期文件、项目竣工验收文件等建设项目全过程档案资
料工作;
(2)负责项目前期的设计文件管理工作;
(3)项目开工前,负责对指挥部各部门、总承包单位、施工单位和监理单位的相关技术人员进行档案管理业务培训和指导,明确归档要求;
(4)项目建设过程中,随时到总承包单位、施工单位和监理单位检查交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件的收集、编制情况。
(5)工程项目交接后,指导、检查、验收交工技术文件、设备随机文件、竣工图、监理文件和项目管理文件。
16.2.3 公司其他部门职责
负责与其相关的项目档案资料的验收,整编后向档案室移交。
16.2.4 监理单位
监理单位对交工技术文件的形成、收集、组卷有组织、审核的责任,应及时对交工技术文件进行检查、审核、签证、盖章,组织承包单位完成交工技术文件的组卷工作。
16.2.5 承包单位
承包单位按照工程承包合同、设计文件、施工图等规定的内容和要求,完成承担的全部建筑安装工程,经工程交接后,在三个月内将装订成册的竣工文件正本、副本送项目指挥部项目组审核。项目组在收到竣工文件后一个月内组织监理单位、工程质量监督站对其完成审核、签章确认工作,经公司档案室验收合格后归档。















16.3 档案管理界面










































16.4 档案管理流程
16.4.1 前期文件归档流程
16.4.1.1 前期文件归档流程
编号 业务活动 操作岗位/部门 业务表单 描述
1 工程开工前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成文件 集团公司、国家和地方政府相关部门、勘察、设计单位等相关岗位
2 收集整理并移交归档 指挥部相关部门
相关岗位
3 检查验收并存档 设计管理部
工程验交岗 档案资料移交清册

16.4.1.2 前期文件归档流程步骤
施工单位、工程总承包单位完成施工文件及竣工图的编制、整理后,应将其提交监理单位、项目组、各职能部门验交办依次审核,审核单位要对案卷的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审核,在“交工技术文件审核汇签表”中签字确认,并加盖本人名章及单位公章,验收合格后由各职能部门填写资料移交清单,报分管领导签字后,至少交两套资料到档案室归档,使用部门需要时,可向档案室借阅或复制。
16.4.1.3 前期文件归档移交清单








档案材料移交清册



 
 
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